ஒரு கடிதத்தை எவ்வாறு வழங்குவது

உள்ளடக்கம்

• நிலைகளில்
• முறை 1 வணிக அல்லது அதிகாரப்பூர்வ கடிதங்கள்
• முறை 2 நட்பு கடிதங்கள்
• முறை 3 உத்தியோகபூர்வ அல்லது வணிக மின்னஞ்சல்
• முறை 4 நட்பு மின்னஞ்சல்

ஒரு கடிதத்தை சமர்ப்பிக்க, நீங்கள் அதன் வகையை கருத்தில் கொள்ள வேண்டும். உண்மையில், கடிதம் ஒரு நண்பருக்கு அல்லது உத்தியோகபூர்வ பெறுநருக்கு உரையாற்றப்படுகிறதா என்பதைப் பொறுத்து குறிப்பிடத்தக்க வேறுபாடுகள் உள்ளன. கூடுதலாக, அஞ்சல் மூலம் அனுப்பப்படும் வழக்கமான கடிதம் மற்றும் மின்னணு முறையில் அனுப்பப்பட்ட மின்னஞ்சல் போன்றவற்றை நீங்கள் சமர்ப்பிக்க மாட்டீர்கள். இந்த கேள்வி சிக்கலானதாகத் தோன்றலாம், ஆனால் மீதமுள்ள உறுதி, ஏனென்றால் ஒரு சிறிய முறை மூலம், உங்கள் எல்லா கடிதங்களையும் சரியாக வடிவமைக்க எளிதாக நிர்வகிப்பீர்கள்.

நிலைகளில்

முறை 1 வணிக அல்லது அதிகாரப்பூர்வ கடிதங்கள்

1. 
   

   
   உங்கள் பெயர் மற்றும் முகவரியை உள்ளிடவும். நீங்கள் அதை கடிதத்தின் மேலே செய்ய வேண்டும். தேவைப்பட்டால் உங்கள் முகவரி, நகரம், மாகாணம் மற்றும் அஞ்சல் குறியீட்டை உள்ளிடவும். இடதுபுறத்தில் உள்ள அனைத்தையும் ஒற்றை வரி இடைவெளியுடன் சீரமைக்கவும்.
   • நகரம், மாகாணம் மற்றும் அஞ்சல் குறியீடு ஒரே வரிசையில் உள்ளன. முகவரியைக் குறிக்க ஒரு வரியையும் ஒதுக்குவீர்கள்.
   • இந்த தகவலைக் கொண்ட லெட்டர்ஹெட் பயன்படுத்தினால் இந்த படிநிலையைத் தவிர்ப்பீர்கள். உண்மையில், அனுப்புநரின் முகவரியை இரண்டு முறை எழுத வேண்டாம்.

2. 
   

   
   முகவரிக்கு கீழே உடனடியாக தேதியை உள்ளிடவும். இது கடிதம் எழுதப்பட்ட தேதி அல்லது கடிதம் பூர்த்தி செய்யப்பட்ட தேதி.
   • மேலே உள்ள முகவரி போல தேதியை சீரமைக்க வேண்டும்.
   • தேதியை சரியாக எழுதுங்கள். வழக்கமான வடிவம் "நாள்-மாதம்-ஆண்டு" இல் உள்ளது. அமெரிக்க வடிவமைப்பைப் பொறுத்தவரை, இது சற்று வித்தியாசமானது, ஏனென்றால் நாங்கள் மாதத்துடன் தொடங்குகிறோம், பின்னர், நாள் மற்றும் இறுதியாக ஆண்டு. மாதம் முழுமையாக எழுதப்பட வேண்டும். நாள் மற்றும் ஆண்டுக்கு எண்களைப் பயன்படுத்தவும். உதாரணமாக, நீங்கள் எழுதுவீர்கள்: பிப்ரவரி 9, 2013.

3. 
   

   
   
   
   தேதிக்குப் பிறகு ஒரு வரியைத் தவிர்க்கவும். இதனால், முகவரி அடுத்த பகுதியிலிருந்து நன்கு பிரிக்கப்படும்.

4. 
   

   
   குறிப்புகளை உள்ளிடவும். சேர்க்க குறிப்புகள் இருந்தால், அவற்றை ஒரு தனி வரியில் எழுதுங்கள். வரி "Ref" என்ற சுருக்கத்துடன் தொடங்க வேண்டும். அதைத் தொடர்ந்து பெருங்குடல் (:).
   • குறிப்பின் e ஐ இடதுபுறமாக சீரமைக்கவும், இது ஒரு வரியை தாண்டக்கூடாது.
   • நீங்கள் பெற்ற கடிதம், வேலை வாய்ப்பை அல்லது தகவலுக்கான கோரிக்கைக்கு பதிலளிக்கும் போது ஒரு தனி வரியில் ஒரு குறிப்பைச் சேர்க்கவும்.
   • குறிப்பை முன்னிலைப்படுத்த ஒரு வரியைத் தவிர்க்கவும்.

5. 
   

   
   பெறுநரின் முகவரியை உள்ளிடவும். இது அவரது பெயர், அவரது தலைப்பு, நிறுவனத்தின் பெயர், முகவரி, மாகாணம் ஏதேனும் இருந்தால், மற்றும் அஞ்சல் குறியீட்டை விவரிக்கிறது.
   • ஒற்றை வரி இடைவெளியுடன் இந்த தகவலை இடதுபுறமாக சீரமைக்கவும். பெறுநரின் பெயர் ஒரு சுயாதீன வரியில் பதிவு செய்யப்பட வேண்டும், அதன் தலைப்பு, நிறுவனத்தின் பெயர் மற்றும் முகவரி ஆகியவை இருக்க வேண்டும். நகரத்தின் பெயர், பொருந்தினால் மாகாணத்தின் பெயர் மற்றும் அஞ்சல் குறியீடு ஒரே வரியில் இருக்க வேண்டும்.
   • உங்கள் கடிதத்தை வெளிநாடுகளுக்கு அனுப்பினால், நாட்டின் பெயரை மூலதன எழுத்துக்களில் முகவரியின் கீழ் ஒரு தனி வரியில் எழுதுங்கள்.
   • "மிஸ்டர்" அல்லது "செல்வி" போன்ற சரியான தலைப்பை எழுதி ஒரு குறிப்பிட்ட நபருக்கு கடிதத்தை உரையாற்றுங்கள். நிச்சயமற்ற நிலையில், இந்த தலைப்பைக் குறிப்பிடாமல் இருப்பது நல்லது.
   • முகவரிக்குப் பிறகு ஒரு வரியைத் தவிர்க்கவும்.

6. 
   

   
   
   
   அழைப்பு படிவத்துடன் உங்கள் கடிதத்தின் உடலைத் தொடங்குங்கள். ஒரு பொதுவான வாழ்த்து "விலையுயர்ந்தது" என்று தொடங்குகிறது, அதைத் தொடர்ந்து பெறுநரின் தலைப்பு மற்றும் கடைசி பெயர். பெயரைத் தொடர்ந்து கமா உள்ளது.
   • மரியாதை படிவத்தை சீரமைக்க வேண்டும்.
   • இது ஒரு ஆணோ பெண்ணோ என்பது உங்களுக்குத் தெரியாவிட்டால், அந்த நபரின் முழுப் பெயரையோ அல்லது நிறுவனத்திற்குள் அவரது செயல்பாட்டைத் தொடர்ந்து கடைசி பெயரையோ எழுதலாம்.
   • அழைப்பு படிவத்திற்குப் பிறகு ஒரு வரியைத் தவிர்க்கவும்.

7. 
   

   
   நீங்கள் விரும்பினால் கடிதத்தின் விஷயத்தைக் குறிக்கவும். பொதுவாக, ஒரு உத்தியோகபூர்வ கடிதத்தின் பொருள் ஒரு தனி வரியில் குறிப்புக்கு முன் அல்லது பின் குறிக்கப்படுகிறது, அது "பொருள்" என்ற வார்த்தையுடன் தொடங்கி பெருங்குடல்.
   • அறிக்கை சுருக்கமாகவும் பொருத்தமானதாகவும் இருக்க வேண்டும். பொதுவாக, பொருளின் மின் ஒரு வரியில் பொருந்த வேண்டும்.
   • பிரெஞ்சு மொழியில் அதிகாரப்பூர்வ கடிதங்கள் வழக்கமாக பொருளுக்கு ஒதுக்கப்பட்ட ஒரு வரியைக் கொண்டிருக்கும்.இந்த நடைமுறை ஆங்கிலோ-சாக்சன்களிடையே பொதுவானதாகத் தெரியவில்லை.
   • பொருளின் குறிப்பு கடிதத்தின் குறிப்புகளைக் குறிப்பதில் இருந்து உங்களுக்கு விலக்கு அளிக்காது. மறுபுறம், கடிதம் ஆங்கிலத்தில் எழுதப்பட்டிருந்தால், அது பொருள் அல்லது குறிப்புகளை உள்ளடக்கியதாக இருக்க வேண்டும், ஆனால் இரண்டுமே இல்லை.
   • பொதுவாக, பொருளைப் பின்தொடரும் வரி குறிப்புகளுக்கு ஒதுக்கப்பட்டுள்ளது. அமெரிக்காவில், பொருளுக்குப் பிறகு ஒரு வரியைத் தவிர்க்கிறோம்.

8. 
   

   
   ஒரு சுருக்கமான அறிமுகத்தை எழுதுங்கள். உங்கள் கடிதத்தின் நோக்கத்தை அறிமுகப்படுத்தவும் விளக்கவும் ஒரு சிறிய பத்தியுடன் தொடங்கவும். இடதுபுறத்தில் உள்ள பத்திகளை சீரமைக்கவும் அல்லது நியாயமான சீரமைப்பைத் தேர்வுசெய்யவும், ஒவ்வொரு பத்தியின் முதல் வரியையும் உள்தள்ள தயங்க வேண்டாம்.

9. 
   

   
   கடிதத்தின் உடலை எழுதுங்கள். இந்த பகுதி அறிமுகத்திற்குப் பிறகு வருகிறது. இது உங்கள் கடிதத்தின் விஷயத்தை உரையாற்ற வேண்டும் மற்றும் முழுமையை சுருக்கமாகக் கூறும் ஒரு முடிவோடு முடிக்க வேண்டும்.
   • சுருக்கமாக இருங்கள், ஒவ்வொரு பத்திக்கும் ஒற்றை இடைவெளியைப் பயன்படுத்துங்கள். இருப்பினும், நீங்கள் ஒரு பத்தியிலிருந்து அடுத்தது மற்றும் கடைசி பத்திக்குப் பிறகு ஒரு வரியைத் தவிர்க்க வேண்டும்.

10. 
    

    
    கண்ணியமான சொற்றொடருடன் முடிக்கவும். எடுத்துக்காட்டுகள் குறைவு இல்லை. நீங்கள் ஆதரிக்கும் சூத்திரத்தைப் பயன்படுத்தலாம்: "அன்புள்ள ஐயா, எனது புகழ்பெற்ற கருத்தின் வெளிப்பாடு" அல்லது ஒரு மிதமான சூத்திரம், எடுத்துக்காட்டாக "அன்புடன் உங்களுடையது". முந்தைய பகுதிகளுக்கு நீங்கள் செய்ததைப் போல உங்கள் மரியாதையை நியாயப்படுத்த மறக்காதீர்கள்.
    • பெரிய எழுத்துக்களை புத்திசாலித்தனமாகப் பயன்படுத்துங்கள் மற்றும் எல்லாவற்றிற்கும் மேலாக இலக்கணம் மற்றும் எழுத்துப்பிழை விதிகளை மதிக்கவும்.

11. 
    

    
    உங்கள் கையொப்பத்திற்கான இடத்தைத் தயாரிக்கவும். உங்கள் பெயரை விவரிக்கவும். அவ்வாறு செய்வதற்கு முன் மரியாதைக்குரிய படிவத்திற்குப் பிறகு மூன்று வரிகளைத் தாண்டவும். உங்கள் கையொப்பத்தின் கீழ் உங்கள் செயல்பாட்டைக் குறிக்கவும்.

12. 
    

    
    உங்கள் கடிதத்தின் இணைப்புகளைக் குறிப்பிடுங்கள். உங்கள் கடிதத்தில் நாணயங்களைச் சேர்த்தால், அவற்றை உங்கள் கையொப்பத்தின் கீழ் எழுதுங்கள்.
    • நீங்கள் இணைக்க பாகங்கள் இல்லையென்றால் இந்த அறிகுறி மிதமிஞ்சியதாகும்.
    • எளிய இடைவெளியைப் பயன்படுத்துங்கள் மற்றும் உங்கள் பட்டியலை இடதுபுறமாக சீரமைக்கவும்.

13. 
    

    
    தட்டச்சுப்பொறியின் முதலெழுத்துக்களைக் குறிக்கவும். கடிதம் வேறொரு நபரால் தட்டச்சு செய்யப்பட்டிருந்தால், அல்லது நீங்கள் அதைக் கட்டளையிட்டிருந்தால், உங்கள் ஊழியரை கடிதத்தின் அடிப்பகுதியில் இணைப்புகளின் பட்டியலின் கீழ் எழுதுமாறு கேளுங்கள்.

14. 
    

    
    அச்சிட்ட பிறகு கடிதத்தில் கையொப்பமிடுங்கள். உங்கள் பெயரை கையால் எழுதுங்கள், முன்னுரிமை கர்சீவில், கடிதத்தின் முடிவிற்கும் உங்கள் தட்டச்சு செய்த பெயருக்கும் இடையிலான இடைவெளியில். கையால் எழுதப்பட்ட கையொப்பம் பெறுநருக்கு நீங்கள் அனுப்பும் கடிதத்துடன் நீங்கள் இணைக்கும் முக்கியத்துவத்தைக் காட்டுகிறது.

முறை 2 நட்பு கடிதங்கள்

1. 
   

   
   தேதியைக் குறிக்கவும். இது வலதுபுறத்தில் உள்ள பக்கத்தின் மேலே பட்டியலிடப்பட வேண்டும். நீங்கள் கடிதம் எழுதிய அல்லது பூர்த்தி செய்த தேதி இது.
   • தேதியை எழுதுங்கள். வழக்கமான வடிவம் "நாள்-மாதம்-ஆண்டு" இல் உள்ளது. அமெரிக்க வடிவமைப்பைப் பொறுத்தவரை, இது சற்று வித்தியாசமானது, ஏனென்றால் நாங்கள் மாதத்துடன் தொடங்குகிறோம், பின்னர், நாள் மற்றும் இறுதியாக ஆண்டு. இந்த நுட்பம் உத்தியோகபூர்வ கடிதங்களுக்காக ஒதுக்கப்பட்டுள்ளது. எண்களை மட்டுமே பயன்படுத்தி தேதியை உள்ளிடலாம்.
   • தேதி பக்கத்தின் வலதுபுறத்தில் சீரமைக்கப்பட வேண்டும்.

2. 
   

   
   நட்பு அழைப்பு படிவத்தை எழுதுங்கள். "விலையுயர்ந்தது" என்று தொடங்குவது பொதுவானது, ஆனால் உங்கள் உறவின் தன்மை உங்களை அனுமதித்தால், பெறுநரின் முதல் பெயரைப் பயன்படுத்தி மற்ற பழக்கமான சூத்திரங்களைப் பயன்படுத்தலாம்.
   • அழைப்பு சூத்திரத்தை இடது-சீரமைத்து, அதைத் தொடர்ந்து கமாவுடன் இருக்க வேண்டும்.
   • ஒரு நண்பர் அல்லது சக ஊழியருக்கு எழுதும்போது, ​​நீங்கள் வழக்கமாக அவருடைய பெயரை மட்டுமே எழுத முடியும். உதாரணமாக: "அன்புள்ள ஜீன்".
   • கடிதத்தின் தொனி தெரிந்திருந்தால், "அன்பே" என்பதற்கு பதிலாக "ஹலோ" அல்லது "ஹலோ" போன்ற ஒரு வார்த்தையை மாற்ற முடியும்.
   • பெறுநர் உங்களை விட வயதானவராக இருந்தால், அல்லது நீங்கள் மதிக்க வேண்டிய ஒருவராக இருந்தால், ஒருவரின் கடைசி பெயர் மற்றும் நாகரிகத்தின் சரியான தலைப்பு உள்ளிட்டவற்றைக் கவனியுங்கள். எடுத்துக்காட்டு: "அன்புள்ள திருமதி ராபர்ட்".
   • அழைப்பு சூத்திரத்திற்கும் கடிதத்தின் உடலுக்கும் இடையில் ஒரு கோட்டைத் தாண்டவும்.

3. 
   

   
   உங்கள் கடிதத்தை கட்டமைக்கவும். ஒரு அறிமுகம், பொருளின் உடல் மற்றும் ஒரு முடிவை எழுதுங்கள். அறிமுகம் மற்றும் முடிவு ஒரு குறுகிய பத்தியைக் கொண்டுள்ளது, ஆனால் மீதமுள்ள கடிதங்கள் பொதுவாக மிகவும் சீரானவை.
   • இடதுபுறத்தில் e ஐ சீரமைக்கவும் அல்லது நியாயமான சீரமைப்பைத் தேர்வுசெய்யவும், ஒவ்வொரு பத்தியின் முதல் வாக்கியத்தையும் உள்தள்ள தயங்க வேண்டாம்.
   • முழு பிரதான மின் ஒற்றை இடைவெளியில் இருக்க வேண்டும். பொதுவாக, ஒரு நட்பு கடிதத்தில், ஒவ்வொரு பத்திக்கும் பிறகு நீங்கள் ஒரு வரியைத் தவிர்க்க வேண்டாம், ஆனால் உங்கள் கடிதத்தின் வாசிப்புத் திறனை மேம்படுத்த நீங்கள் அவ்வாறு செய்யலாம்.
   • முடிவிலிருந்து பிரிக்க பிரதான மின் கடைசி வாக்கியத்திற்குப் பிறகு ஒரு வரியைத் தாண்டவும்.

4. 
   

   
   பொருத்தமான முடிவை எழுதுங்கள். "உண்மையுள்ள" என்பது நட்பு கடிதங்களில் கூட, பணிவின் மிகவும் பொதுவான வடிவமாகும். தொனி போதுமான அளவு தெரிந்திருந்தால், நீங்கள் குறைவான வழக்கமான சூத்திரத்தைப் பயன்படுத்தலாம். நீங்கள் நெருக்கமாக இருந்தால், "விரைவில் சந்திப்போம்" அல்லது "பின்னர் சந்திப்போம்" என்பதை முயற்சிக்கவும்.
   • இந்த சூத்திரம் கமாவால் பின்பற்றப்படுகிறது, ஆனால் இது உங்கள் தட்டச்சு செய்த பெயரை விலக்கவில்லை.
   • மரியாதை சூத்திரத்தை மந்தத்துடன் சீரமைக்கவும்.

5. 
   

   
   உங்கள் பெயரை உள்ளிட்டு உள்நுழைக. உங்கள் கையொப்பம் முடிவின் கீழ் இருக்க வேண்டும். உங்கள் பெயரை கர்சீவில் விவரிப்பது நல்லது.
   • பெறுநருடனான உங்கள் உறவு அனுமதித்தால், உங்கள் முதல் பெயருடன் கையொப்பமிடலாம். உங்கள் முதல் பெயரை மட்டும் படிப்பதன் மூலம் உங்களை அடையாளம் காண முடியாவிட்டால், உங்கள் பெயரைச் சேர்க்கவும்.

முறை 3 உத்தியோகபூர்வ அல்லது வணிக மின்னஞ்சல்

1. 
   

   
   ஒரு அறிமுகத்துடன் தொடங்கவும். உங்கள் மின்னஞ்சலின் நோக்கத்தை நீங்கள் துல்லியமாகவும் சுருக்கமாகவும் விவரிக்க வேண்டும். இந்த விளக்கம் பொருளுக்கு ஒதுக்கப்பட்ட புலத்தில் எழுதப்பட வேண்டும், தானே அல்ல.
   • பெறுநர் உங்கள் மின்னஞ்சலுக்காகக் காத்திருந்தால், பொருளின் குறிப்பைக் குறிப்பதற்கு உங்களை நீங்களே கட்டுப்படுத்திக் கொள்ளலாம். மற்ற சந்தர்ப்பங்களில், இந்த விளக்கத்தை எழுதுவது மிகவும் மென்மையானதாக இருக்கலாம். உங்களுடைய உள்ளடக்கம் குறித்து பெறுநருக்கு தெரிவிப்பதே இதன் நோக்கம். வேறு வார்த்தைகளில் கூறுவதானால், மின்னஞ்சலைத் திறக்க உங்கள் வாசகரை ஊக்குவிக்க முயற்சிக்கவும்.

2. 
   

   
   அழைப்பு படிவத்தை எழுதுங்கள். வழக்கமாக இது "விலை உயர்ந்தது" என்ற வார்த்தையைத் தொடர்ந்து பெறுநரின் தலைப்பு அல்லது நிறுவனத்தின் பெயர்.
   • முடிந்தால் ஒரு குறிப்பிட்ட நபருக்கு கடிதத்தை உரையாற்றுங்கள். வரையறுக்கப்படாத பெறுநருக்கு கடிதம் அனுப்புவதைத் தவிர்க்கவும். "இது யாருக்கு சரியானது" என்ற வெளிப்பாட்டை கடைசி முயற்சியாகப் பயன்படுத்தவும்.
   • கண்டிப்பாகச் சொல்வதானால், பிரெஞ்சு மொழியில், அழைப்பு வடிவத்திற்குப் பிறகு கமா வைக்கப்பட வேண்டும்.
   • "மேடம்" அல்லது "ஐயா" இடையே நீங்கள் தயங்கினால், பெறுநரின் முழு பெயரையும் எழுதுங்கள்.
   • அழைப்பு படிவத்திற்குப் பிறகு ஒரு வரியைத் தவிர்க்கவும்.

3. 
   

   
   சுருக்கமான மற்றும் தகவலறிந்த கடிதத்தை எழுதுங்கள். மற்ற கடிதங்களைப் போலவே, உங்களுடையது ஒரு அறிமுகம், பொருளின் அமைப்பு மற்றும் ஒரு முடிவை உள்ளடக்கியிருக்க வேண்டும். வரைவு செய்யும் போது, ​​முடிந்தவரை சுருக்கமாகவும் சுருக்கமாகவும் இருக்க முயற்சிக்கவும்.
   • பிரதான மின் இடதுபுறத்தில் சீரமைக்கவும்.
   • உள்தள்ளலைப் பயன்படுத்த வேண்டாம்.
   • மின் ஒற்றை இடைவெளியில் இருக்க வேண்டும். இருப்பினும், ஒரு பத்தியிலிருந்து அடுத்த வரிக்கு ஒரு வரியைத் தவிர்க்கவும், கடைசி பத்திக்குப் பிறகு.

4. 
   

   
   மரியாதைக்குரிய படிவத்தைத் தேர்வுசெய்க. கடிதத்தை முடிக்க இது பயன்படுத்தப்படும். "உண்மையுள்ள" அல்லது மற்றொரு வெளிப்பாட்டுக்கு இடையில் உங்களுக்கு தேர்வு உள்ளது. இந்த சூத்திரத்திற்குப் பிறகு கமாவை வைக்கவும்.
   • பணிவான சூத்திரத்தை இடதுபுறத்தில் சீரமைத்து, பெரிய எழுத்துக்களைப் பயன்படுத்தி எழுத்துப்பிழை விதிகளைப் பின்பற்றவும்.
   • "வாழ்த்துக்கள்," "நன்றி" அல்லது "உங்களுடையது நேர்மையானது" போன்ற பிற சொற்றொடர்களையும் நீங்கள் பயன்படுத்தலாம்.

5. 
   

   
   முடிவின் கீழ் உடனடியாக உங்கள் பெயரைத் தட்டச்சு செய்க. எலக்ட்ரானிக்ஸ் மூலம், நீங்கள் அதை கையால் கையொப்பமிட முடியாது.
   • உங்கள் பெயரை இடதுபுறத்தில் சீரமைக்கவும்.

6. 
   

   
   உங்கள் தொடர்பு தகவலை கடிதத்தின் கீழே உள்ளிடவும். உங்கள் பெயருக்குப் பிறகு ஒரு வரியைத் தவிர்த்து, பின்னர் உங்கள் முகவரி, மின்னஞ்சல் முகவரி, தொலைபேசி எண் மற்றும் பொருந்தினால், உங்கள் தளத்தின் அல்லது வலைப்பதிவின் முகவரியைத் தட்டச்சு செய்க.
   • ஒற்றை இடைவெளியுடன் இந்த பட்டியலை இடதுபுறமாக சீரமைக்கவும். ஒவ்வொரு தகவலையும் தனி வரியில் உள்ளிடவும்.

முறை 4 நட்பு மின்னஞ்சல்

1. 
   

   
   பொருளைக் குறிக்கவும். வழங்கப்பட்ட பெட்டியில் உங்கள் மின்னஞ்சலின் பொருள் பற்றிய குறுகிய மற்றும் துல்லியமான விளக்கத்தை உள்ளிட்டு தொடங்கவும். இது உங்கள் மின்னஞ்சலைத் திறப்பதற்கு முன் பெறுநரை விரைவாக பகுப்பாய்வு செய்ய அனுமதிக்கிறது. இதனால், அவருக்கு அறிவிக்கப்பட்டு, உங்கள் உள்ளடக்கத்தைப் படிக்கத் தயாராக இருப்பார்.

2. 
   

   
   அழைப்பு படிவத்துடன் தொடங்கவும். பல சூத்திரங்களுக்கு இடையில் உங்களுக்கு தேர்வு உள்ளது. பொதுவாக, நீங்கள் "விலையுயர்ந்த" உடன் தொடங்குவீர்கள். பின்னர் பெறுநரின் பெயரை உள்ளிடவும்.
   • இந்த சூத்திரத்தை இடதுபுறமாக சீரமைக்கவும்.
   • நீங்கள் ஒரு நெருங்கிய நண்பருக்கு எழுதுகிறீர்கள் என்றால், இந்த படிவத்தை விட்டுவிட்டு, உங்கள் முதல் பெயரை கமாவால் எழுதி தொடங்கலாம்.
   • அழைப்பு படிவத்திற்கும் மின்னஞ்சலுக்கும் இடையில் ஒரு வரியைத் தவிர்க்கவும்.

3. 
   

   
   உங்கள் எழுதுங்கள். மற்ற கடிதங்களைப் போலவே, உங்கள் மின் ஒரு அறிமுகம், பொருளின் அமைப்பு மற்றும் ஒரு முடிவை உள்ளடக்கியிருக்க வேண்டும். இருப்பினும், பெறுநர் நெருங்கிய நண்பராக இருந்தால், இந்த வடிவமைப்பு மிதமிஞ்சியதாக இருக்கலாம்.

4. 
   

   
   மரியாதைக்குரிய படிவத்துடன் உங்கள் மின்னஞ்சலை முடிக்கவும். நீங்கள் முறைப்படி இருக்க வேண்டியதில்லை. இருப்பினும், உங்கள் மின்னஞ்சலை நேசிப்பவருக்கு உரையாற்றினாலும் அதை மூட வேண்டும்.
   • பெறுநர் மிகவும் நெருங்கிய நண்பராக இருந்தால், வழக்கமான பணிவு சூத்திரத்தை ஒதுக்கி வைத்துவிட்டு, உங்கள் பெயரை உள்ளிட்டு உங்கள் முடிவை முடிக்கலாம்.