முன்னேற்ற அறிக்கை எழுதுவது எப்படி

உள்ளடக்கம்

• நிலைகளில்
• பகுதி 1 செயல்முறையைத் தொடங்குங்கள்
• பகுதி 2 அறிக்கை எழுதுதல்
• பகுதி 3 பொதுவான தவறுகளைத் தவிர்ப்பது

தொழில்முறை அல்லது கல்வித் திட்டத்தை நிர்வகிக்க முன்னேற்ற அறிக்கைகள் மிகவும் முக்கியம். கூடுதலாக, உங்கள் மேலதிகாரிகள், உங்கள் சகாக்கள் அல்லது உங்கள் வாடிக்கையாளர்களுக்கு நீங்கள் உணர்ந்த திட்டத்தின் முன்னேற்றம் குறித்து சிறப்பாக தெரிவிக்க அவை உங்களுக்கு உதவும். உங்கள் அறிக்கை செய்த பணிகள் மற்றும் திட்டத்தை முடிக்க எடுக்க வேண்டிய நடவடிக்கைகள் ஆகியவற்றைக் குறிப்பிட வேண்டும்.

நிலைகளில்

பகுதி 1 செயல்முறையைத் தொடங்குங்கள்

1. 
   

   
   உங்கள் அறிக்கையின் நோக்கத்தை தீர்மானிக்கவும். பல காரணங்களுக்காக ஒரு முன்னேற்ற அறிக்கையை விவரிக்க யாராவது உங்களிடம் கேட்கலாம். வெளிப்படையாக, மற்றும் பெரும்பாலான சந்தர்ப்பங்களில், ஒரு குறிப்பிட்ட திட்டத்தை முடிப்பதில் நீங்கள் செய்த முன்னேற்றத்தைக் காண்பிப்பதாகும். இருப்பினும், உங்கள் இலக்கை சற்று நெருக்கமாக நீங்கள் கருத்தில் கொள்ள வேண்டும்.
   • ஒரு திட்டம் அல்லது ஆராய்ச்சி திட்டத்தின் முன்னேற்றம் குறித்த அறிக்கை ஒரு தொழில்முறை திட்டத்தின் அறிக்கையிலிருந்து சற்று வித்தியாசமாக இருக்கும். இந்த விஷயத்தில், செலவுகள் போன்ற பிற கூறுகளை கணக்கில் எடுத்துக் கொள்ளாமல் தகவல்களைக் கேட்கும்படி கேட்கப்படுவீர்கள், ஆனால் இது எப்போதும் அப்படி இருக்காது.
   • ஒரு வாடிக்கையாளருக்கான அறிக்கை ஒரு உயர்ந்தவருக்காக எழுதப்பட்ட அறிக்கையிலிருந்து வேறுபட்டதாக இருக்கும். இரண்டிலும், உங்கள் அறிக்கையை எழுதுவதற்கான காரணங்களை நீங்கள் பரிசீலிக்க வேண்டும்.

2. 
   

   
   
   
   உங்கள் வாசகர்களைத் தீர்மானிக்கவும். உங்கள் அறிக்கையின் இலக்கை நீங்கள் நிர்ணயித்தவுடன், உங்கள் வாசகர்களுக்குத் தேவையான தகவல்களை உங்கள் இ-இல் சேர்க்க நீங்கள் தேர்வு செய்ய வேண்டும். வழங்கப்பட்ட கருப்பொருளைப் பொருட்படுத்தாமல் முன்னேற்ற அறிக்கை திட்டம் கிட்டத்தட்ட ஒரே மாதிரியாக இருக்கும். இருப்பினும், உங்கள் திட்டத்தின் சிறப்புகளை நீங்கள் கருத்தில் கொள்ள வேண்டும்.
   • திட்டத்துடன் உங்கள் வாசகர்களின் உறவுகள் என்ன? அவர்கள் மீது திட்டத்தின் தாக்கம் என்ன? எடுத்துக்காட்டாக, இந்த தாக்கம் உங்கள் உயர்ந்த அல்லது வாடிக்கையாளராக இருந்தால் வேறுபட்டதாக இருக்கும்.
   • உங்கள் அறிக்கையைப் படித்த பிறகு வாசகர்கள் எடுக்கும் முடிவை கற்பனை செய்து பாருங்கள். எடுத்துக்காட்டாக, தளவாடங்கள், நிதி அல்லது காலக்கெடு இருக்கலாம்.
   • உங்கள் வாசகர்கள் திட்டத்தில் பங்கேற்க வேண்டிய தகவலைத் தீர்மானித்து அதை திறம்பட பின்பற்றவும். உங்கள் வாசகர்கள் தெரிந்து கொள்ள வேண்டிய தொழில்நுட்ப அம்சங்கள் யாவை? கேள்விக்குரிய செயல்பாட்டில் பயன்படுத்தப்படும் வாசகங்கள் அவை பயன்படுத்தப்படுகின்றனவா?

3. 
   

   
   
   
   உங்கள் பார்வையாளர்களுடன் தொடர்புகொள்வதற்கான சிறந்த வழியைக் கண்டறியவும். ஒரு முன்னேற்ற அறிக்கை என்பது உங்கள் மேற்பார்வையாளர் அல்லது ஆசிரியருக்கு நீங்கள் அனுப்பும் எழுதப்பட்ட ஆவணம் மட்டுமல்ல. இது பல்வேறு வடிவங்களை எடுக்கலாம்.
   • ஒரு முன்னேற்ற அறிக்கை வாராந்திர அல்லது மாதாந்திர வேலை கூட்டத்தின் போது செய்யப்பட்ட வாய்வழி விளக்கக்காட்சியாக இருக்கலாம்.
   • இது சக ஊழியர்களுக்கு தவறாமல் அனுப்பப்படும் மின்னஞ்சலின் வடிவத்தையும் எடுக்கலாம்.
   • நீங்கள் ஒரு நினைவுக் குறிப்பை எழுதவும், உங்கள் மேற்பார்வையாளரை உரையாற்றவும் முடிவு செய்யலாம்.
   • பொதுவாக, நீங்கள் ஒரு வாடிக்கையாளர் அல்லது அரசாங்க நிறுவனத்திற்கான அதிகாரப்பூர்வ அறிக்கையை எழுதுவீர்கள்.

4. 
   

   
   உங்கள் சமையல்காரருடன் சரிபார்க்கவும். நீங்கள் ஏற்கனவே இந்த மாதிரியான அறிக்கையை எழுதியிருக்காவிட்டால், இந்த விஷயத்தில் உங்களுக்கு எல்லாம் தெரிந்திருந்தால், உங்கள் மேலதிகாரிகளிடமிருந்து அதிகபட்ச தகவல்களைப் பெற முயற்சிக்கவும். உங்கள் நிறுவனத்திற்கு ஒரு குறிப்பிட்ட விளக்கக்காட்சி தேவைப்படலாம், இந்த விஷயத்தில் நீங்கள் இணங்க வேண்டும்.

5. 
   

   
   அறிக்கையின் தொனியைத் தேர்வுசெய்க. அனைத்து முன்னேற்ற அறிக்கைகளும் முறையானவை அல்ல. உண்மையில், சகாக்கள் அல்லது நேரடி மேற்பார்வையாளர்களுக்கான உள் அறிக்கைகள் பெரும்பாலும் நிதானமான தொனியில் எழுதப்படுகின்றன. இதனால்தான் உங்கள் அறிக்கையிலிருந்து உங்கள் தலைவர் என்ன எதிர்பார்க்கிறார் என்பதைப் பற்றி நீங்கள் சரிபார்க்க வேண்டும்.
   • இது ஒரு வாடிக்கையாளருக்கு அல்லது ஒரு ஆய்வறிக்கை மறுஆய்வுக் குழுவிற்கு ஒரு அறிக்கையாக இருந்தால், முறையான தொனியைப் பின்பற்ற பரிந்துரைக்கப்படுகிறது.
   • இருப்பினும், ஒரு முறையான அல்லது முறைசாரா தொனி ஒரு பொருட்டல்ல, ஏனென்றால் முக்கிய விஷயம் தெளிவான, துல்லியமான மற்றும் நேர்மையானதாக இருக்க வேண்டும்.

பகுதி 2 அறிக்கை எழுதுதல்

1. 
   

   
   உங்கள் ஆவணத்தின் விளக்கக்காட்சியைத் தேர்வுசெய்க. நீங்கள் எழுதத் தொடங்குவதற்கு முன், நீங்கள் பொருத்தமான விளக்கக்காட்சியைத் தேர்ந்தெடுத்து உங்கள் அறிக்கையின் உள்ளடக்கத்தையும் தொனியையும் அமைக்க வேண்டும்.
   • நீங்கள் புல்லட் செய்யப்பட்ட பட்டியலைப் பயன்படுத்தலாம். இந்த முறை உங்கள் தகவல்களை தெளிவான வழியில் வழங்க உங்களை அனுமதிக்கிறது. தேவையான தகவல்களைப் பெற வாசகர் உங்கள் மின்த்தை எளிதாக உலாவ முடியும். இருப்பினும், அத்தகைய பட்டியலில் ஒரு இடைக்கால அறிக்கையின் விஷயத்தில் முறைமை இல்லாதிருக்கலாம். எனவே, அறிக்கை உங்கள் வரித் தலைவர்களுக்கானது என்றால், சுருக்கமாகப் பயன்படுத்துவது நல்லது. ஆனால், நீங்கள் சக ஊழியர்களுடன் தொடர்பு கொண்டால், மின்னஞ்சலைத் தேர்வுசெய்க.
   • விளக்கப்படங்கள் அல்லது அட்டவணைகள் சேர்க்க நினைவில் கொள்க. நீங்கள் நிதி பெற முயற்சிக்கும் ஒரு திட்டத்தின் முன்னேற்ற அறிக்கையை எழுதுகிறீர்களானால் அல்லது நீங்கள் பெற்ற நிதியை வாசகருக்கு நியாயப்படுத்த முயற்சிக்கிறீர்கள் என்றால் இது மிகவும் பொருத்தமானது.

2. 
   

   
   உங்கள் மின் பத்திகளில் ஒழுங்கமைக்கவும். ஒரு நல்ல முன்னேற்ற அறிக்கை முடிந்தவரை தெளிவாக இருக்க வேண்டும். அதே கேள்வியின் குழு தகவல்களுக்கு, உங்கள் மின் பத்திகளைப் பிரிப்பது சிறந்தது.
   • உங்கள் தெளிவுபடுத்த, வசனங்களைச் சேர்ப்பது பற்றி சிந்தியுங்கள், எனவே உங்கள் வாசகர்களுக்கு ஒவ்வொரு பிரிவின் உள்ளடக்கத்தைப் பற்றியும் ஒரு யோசனை இருக்கிறது. ஒரு புள்ளி அவர்களுக்கு குறிப்பாக ஆர்வமாக இருந்தால், அவர்கள் அதை நேரடியாக அணுக முடியும்.

3. 
   

   
   தலைப்பை எழுதுங்கள். பொதுவாக, உங்கள் ஆவணத்தை பின்வரும் பக்கங்களில் வழங்கினால், தலைப்பு முதல் பக்கத்தின் மேல் வைக்கப்படும். மீண்டும், இது உங்கள் நிறுவனம் அல்லது பல்கலைக்கழகம் வழங்கிய விளக்கக்காட்சி விதிகளைப் பொறுத்தது. எனவே, தேவையான காசோலைகளை உரிய நேரத்தில் செய்யுங்கள்.
   • தலைப்பில் அறிக்கை சமர்ப்பிக்கப்பட்ட தேதி, பெறுநரின் பெயர் மற்றும் செயல்பாடு, ஆசிரியரின் பெயர், அதன் செயல்பாடு மற்றும் அறிக்கையின் நோக்கம் ஆகியவை இருக்க வேண்டும்.

4. 
   

   
   அறிமுகத்தை உள்ளிடவும். இந்த பகுதி தலைப்புக்குப் பிறகு வருகிறது. பெரும்பாலும், அதை மீதமுள்ளவற்றிலிருந்து வேறுபடுத்துவதற்கு சாய்வுப்படுத்தலாம். இது திட்டத்தின் கண்ணோட்டத்தையும் அதன் முன்னேற்றத்தையும் கொடுக்க உதவுகிறது. நீங்கள் முன்னேற்றம் மற்றும் அடைந்த இலக்குகளை முன்வைப்பீர்கள்.
   • அறிக்கையின் விஷயத்தை சேர்க்க மறக்காதீர்கள். திட்டத்தை அறிமுகப்படுத்தவும், இது அதன் முன்னேற்றம் குறித்த புதுப்பிப்பு என்பதை நினைவுபடுத்துகிறது.

5. 
   

   
   உங்கள் உடலின் உடலை எழுதுங்கள். இந்த பகுதியை பிரிவுகள் மற்றும் துணை பிரிவுகளாக பிரிக்கலாம். உண்மையில், இது அடிப்படையில் ஒரு விரிவான அறிமுகம் மட்டுமே. அதன் உள்ளடக்கங்களை ஆராய்ந்து அதை வெளியேற்றவும்.
   • கடைசி அறிக்கையிலிருந்து முடிக்கப்பட்ட பணிகளையும், செயல்பாட்டில் உள்ளவற்றையும் குறிப்பிடவும்.
   • எதிர்கொள்ளும் பிரச்சினைகள், பதிலளிக்க வேண்டிய கேள்விகள் மற்றும் தக்கவைக்கக்கூடிய தீர்வுகள் ஆகியவற்றை பகுப்பாய்வு செய்யுங்கள்.
   • திட்டத்தின் போது ஏற்பட்ட மாற்றங்களைத் தெரிந்து கொள்ளுங்கள்.
   • ஊழியர்களின் வருவாய், செலவு மீறல், தாமதங்கள், ஆவணங்களைப் பெறுவதில் சிரமம் அல்லது கணினி மற்றும் பாதுகாப்பு சிக்கல்கள் போன்ற பிற பொருட்களையும் நீங்கள் சேர்க்க விரும்பலாம்.

6. 
   

   
   திட்டத்தின் அடுத்த படிகளை எடுக்கவும். இந்த பகுதி அறிக்கையின் உடலின் ஒரு பகுதியாகும். திட்டத்தின் மீதமுள்ள கட்டங்கள் குறித்து வாசகருக்கு தெரிவிக்க இது உதவும். பட்ஜெட், மேலாண்மை அல்லது திட்டத்தை நிறைவு செய்வதற்கான காலக்கெடுவை பாதிக்கக்கூடிய சிக்கல்களைக் குறிப்பிட மறக்காதீர்கள்.
   • எல்லாவற்றிற்கும் மேலாக, திட்ட காலக்கெடுவில் எந்த மாற்றத்தையும் புறக்கணிக்காதீர்கள்.
   • பிரச்சினைகளுக்கு நீர்ப்பாசனம் செய்வதைத் தவிர்க்கவும். இருப்பினும், தேவையின்றி வாசகரைப் பற்றி கவலைப்பட வேண்டாம், நீங்கள் வைத்திருக்க முடியாது என்று வாக்குறுதிகளை வழங்க வேண்டாம்.

7. 
   

   
   வேலை செய்த மொத்த மணிநேரங்களின் எண்ணிக்கையை உள்ளிடவும். திட்டத்தில் நீங்கள் மற்றும் உங்கள் குழுவினர் எவ்வளவு நேரம் செலவிட்டீர்கள் என்பதைக் காட்ட வேண்டும். உங்கள் வரி மேலாளர், உங்கள் வாடிக்கையாளர்கள் அல்லது உங்களுக்கு பணம் தரக்கூடிய ஒரு அரசு நிறுவனம் என நீங்கள் கடினமாக உழைத்தீர்கள் என்பதை உங்கள் வாசகர்கள் அறிவார்கள்.

பகுதி 3 பொதுவான தவறுகளைத் தவிர்ப்பது

1. 
   

   
   உங்கள் பாடத்திலிருந்து விலகாமல் கவனமாக இருங்கள். மேலே விவரிக்கப்பட்ட புள்ளிகளை நீங்கள் மதிக்கும் வரை உங்கள் எழுத்து சரியாக இருக்கும். சுவாரஸ்யமானதாக இருந்தாலும், ஓரளவு சிக்கல்களைக் கையாள்வதன் மூலம் இந்த விஷயத்திலிருந்து விலகிச் செல்ல முயற்சி செய்யுங்கள்.
   • எடுத்துக்காட்டாக, உங்கள் திட்டம் ஒரு கலை நிகழ்வின் தன்னார்வ அமைப்புக்காக இருந்தால், கலை நிதியத்தின் மோசமான நிலை குறித்த பகுப்பாய்வை மேற்கொள்ள நீங்கள் ஆசைப்படலாம், ஆனால் உங்கள் திட்டத்தின் முன்னேற்றத்தை சுட்டிக்காட்ட இது உண்மையில் உங்களுக்கு உதவாது.

2. 
   

   
   எளிமையாக இருங்கள். ஒரு இடைக்கால அறிக்கை, நீங்கள் செய்த முன்னேற்றத்தை, வாசகரை சொற்களிலும், மிதமிஞ்சிய கருத்துக்களிலும் மூழ்கடிக்காமல் முன்வைப்பதை நோக்கமாகக் கொண்டுள்ளது. நீங்கள் செய்ய வேண்டியது, திட்டத்தின் முன்னேற்றம், எடுக்க வேண்டிய நடவடிக்கைகள் மற்றும் செய்ய வேண்டிய மாற்றங்கள் ஆகியவற்றில் கவனம் செலுத்த வேண்டும்.
   • அறிக்கையைப் பெறுபவரைப் பொறுத்து, நீங்கள் ஒரு குறிப்பிட்ட எண்ணிக்கையிலான சொற்களைத் தாண்டக்கூடாது. தேவையான தகவல்களை முடிந்தவரை சுருக்கமாக முன்வைப்பதே ஒரு நல்ல விதி.

3. 
   

   
   மிகவும் தெளிவற்றதாக இருப்பதைத் தவிர்க்கவும். திட்டத்தின் தற்போதைய நிலையை தெளிவுபடுத்துவதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள். எடுத்துக்காட்டாக, "எங்கள் கலை நிகழ்வுக்கு நிதியளிக்க நாங்கள் முன்னேறி வருகிறோம்" என்று சொல்வதைத் தவிர்க்கவும். அதற்கு பதிலாக, உங்கள் தகவலை இன்னும் வெளிப்படையான முறையில் முன்வைக்கவும்: "இந்த வெவ்வேறு நிறுவனங்களால் வழங்கப்பட்ட € 5,000 இரண்டு மானியங்களுக்கு நன்றி, எங்கள் இலக்கை அடைய எங்களுக்கு € 2,000 மட்டுமே தேவை, இது, 000 12,000 ஆக நிர்ணயிக்கப்பட்டுள்ளது".

4. 
   

   
   விரிவான வெளிப்பாடுகளை நீக்கு. நினைவில் கொள்ளுங்கள், நீங்கள் ஒரு தெளிவான மற்றும் சுருக்கமான அறிக்கையை எழுத விரும்புகிறீர்கள். வெளிப்படையாக, அறிக்கையில் எதையும் சேர்க்காத வெளிப்பாடுகளுடன் உங்கள் இரை ஒழுங்கமைக்க வேண்டாம். எடுத்துக்காட்டாக, "மொத்த பேரழிவு" அல்லது "மிகப்பெரிய வெற்றி" போன்ற சொற்கள் மிகவும் உணர்ச்சிவசப்பட்டவை அல்லது ஒரு வாடிக்கையாளர் அல்லது இயக்குனருக்கான அறிக்கையில் சேர்க்க முடியாத அளவுக்கு தெளிவற்றவை.

5. 
   

   
   உங்கள் ஆதாரங்களை மேற்கோள் காட்டுங்கள். உங்கள் அறிக்கையில் உட்பொதிக்கப்பட்ட தகவல், தரவு மற்றும் கிராபிக்ஸ் ஆகியவற்றின் வெளிப்புற ஆதாரங்களை சரியாக அடையாளம் காணவும். இந்த மூலங்களைக் குறிக்கும் ஒரு பக்கத்தை நீங்கள் சேர்க்கலாம்.