பணியில் இருக்கும்போது தொலைபேசியில் எவ்வாறு பதிலளிப்பது

உள்ளடக்கம்

• நிலைகளில்
• பகுதி 1 தொலைபேசியை எடுங்கள்
• பகுதி 2 தொலைபேசியில் பேசுங்கள்

எந்தவொரு தொழில்முறை வெற்றிக்கும் ஒரு தொழில்முறை படத்தை வேலையில் காண்பிப்பது முக்கியம். நிறுவனத்தில் அவர்களின் நிலையைப் பொருட்படுத்தாமல், தொலைபேசியில் பதிலளிப்பது கிட்டத்தட்ட எல்லா ஊழியர்களுக்கும் ஒரு பணியாகும். நன்றாக பதிலளிப்பது தொலைபேசி அழைப்பில் நேர்மறையான தொனியை வைக்க உங்களை அனுமதிக்கும், நிருபருக்கு வசதியாக இருக்க உதவுகிறது மற்றும் அவரது பல்வேறு கேள்விகளுக்கு எளிதாக பதிலளிக்க உங்களை அனுமதிக்கும்.

நிலைகளில்

பகுதி 1 தொலைபேசியை எடுங்கள்

1. 
   

   
   விரைவாக பதில் சொல்லுங்கள். நீங்கள் வணிகத்தில் அல்லது தொழில்முறை அமைப்பில் இருக்கும்போது மக்களை பிஸியாக வைத்திருப்பது கண்ணியமாக இருக்காது. கைபேசியை எடுத்து மூன்றாவது வளையத்திற்கு முன் அழைப்பிற்கு பதிலளிக்கவும்.

2. 
   

   
   கைபேசியை உங்கள் காதில் வைக்கவும். தொலைபேசியில் விரைவாக பதிலளிப்பது முக்கியம், ஆனால் மைக்ரோஃபோனை உங்கள் வாய்க்கு அருகில் வைக்க நீங்கள் இன்னும் பொறுமையாக இருக்க வேண்டும். தொலைபேசியின் கைபேசி உங்களுக்கும் உங்கள் காதுக்கும் சிக்கியுள்ளது என்பது உறுதியாகும் வரை பேசத் தொடங்க வேண்டாம், இதனால் மற்ற தரப்பினர் எந்த தகவலையும் இழக்க மாட்டார்கள்.

3. 
   

   
   
   
   பதிலளிக்கும் முன் ஆழமாக சுவாசிக்கவும். உங்களை அறிமுகப்படுத்துவதற்கு முன் ஆழமாக சுவாசிப்பதன் மூலம் தொடங்கவும், தொலைபேசி உங்கள் வாய்க்கு அருகில் இருந்தால். இது உங்களை அமைதியாக வைத்திருக்கவும் உங்களை நீங்களே மாஸ்டர் செய்யவும் அனுமதிக்கும், இது உங்கள் மனதை சேகரித்து அமைதியாக பேச அனுமதிக்கும்.

4. 
   

   
   உங்களையும் உங்கள் வணிகத்தையும் அறிமுகப்படுத்துங்கள். உங்கள் நிருபர் சரியான இடத்தையும் சரியான நபரையும் அழைத்திருப்பதை நீங்கள் உறுதிப்படுத்திக் கொள்ள வேண்டும், எனவே நீங்கள் யார், உங்கள் வணிகம் என்ன என்பதை அவர்களிடம் சொல்வது முக்கியம். முதலில் நிறுவனத்தின் பெயரைக் குறிப்பிட மறக்காதீர்கள். உங்கள் சொந்த வீட்டை உருவாக்குவது பற்றி நீங்கள் சிந்திக்கலாம், எனவே தொலைபேசி ஒலிக்கும் போது என்ன சொல்வது என்று நீங்கள் சிந்திக்க வேண்டியதில்லை, சூழ்நிலைகளைப் பொறுத்து அதை சற்று மாற்றலாம்.
   • நீங்கள் வரவேற்பாளர் அல்லது சுவிட்ச்போர்டு ஆபரேட்டராக பணிபுரிந்தால், வணிகத்தின் செயல்பாட்டை நீங்கள் சிறப்பாக மாஸ்டர் செய்வது முக்கியம், ஏனென்றால் அழைப்பாளருக்குத் தேவையான அனைத்து தகவல்களையும் பெற நீங்கள் உதவ வேண்டியவர். நீங்கள் வெறுமனே சொல்லலாம், "ஹலோ, இங்கே விக்கிஹோ நிறுவனங்கள், சாதனத்திற்கு ஜோசப். நான் உங்களுக்கு எவ்வாறு உதவ முடியும்? இதனால், நிருபர் அவர் யாருடன் பேசுகிறார், உங்கள் நிறுவனத்தின் அடையாளம் என்ன என்பதை அறிந்து கொள்வார், இது உரையாடலைத் தொடர அவருக்கு வாய்ப்பளிக்கும். நீங்கள் ஒரு தனியார் செயலாளராக பணிபுரிந்தால், நீங்கள் பணிபுரியும் நபரைக் குறிப்பிடவும் (எடுத்துக்காட்டாக, "மிஸ்டர் ஸ்மித்தின் அலுவலகம், சாதனத்தில் ஜோசப்"), ஏனெனில் இது உங்கள் நிருபர் உண்மையில் தேடும் ஒரு துல்லியமாக இருக்கக்கூடும். சேர.
   • நீங்கள் ஒரு சேவையின் ஒரு பகுதியாக இருந்தால், நீங்கள் என்ன செய்கிறீர்கள் என்று அந்த நபரிடம் சொல்லுங்கள், இதனால் என்ன வகையான கேள்விகளைக் கேட்க வேண்டும் என்று அவர்களுக்குத் தெரியும். "ஹலோ, இது ஜெசிகாவின் கணக்கியல்" என்று கூறி உங்களை அடையாளம் காணுங்கள். மேல்முறையீட்டாளர் அவர் அலுவலகத்தையோ அல்லது அவர் விரும்பும் நபரையோ தொடர்பு கொண்டாரா, வேறு ஒருவருடன் பேச வேண்டுமா என்பதை அறிய அனுமதிக்கவும்.

5. 
   

   
   
   
   தொலைபேசியின் அருகே ஒரு நோட்புக் மற்றும் பேனாவை வைத்திருங்கள். நபர் உங்களை விட்டு வெளியேற விரும்பினால் அல்லது பிற தகவல்களை உங்களுக்கு வழங்க விரும்பினால் குறிப்புகளை விரைவாக எடுக்க இது உங்களை அனுமதிக்கும். எதையாவது எழுத உங்கள் நிருபர் நேரம் காத்திருப்பதைத் தவிர்க்கவும்.

பகுதி 2 தொலைபேசியில் பேசுங்கள்

1. 
   

   
   பேசும்போது புன்னகைக்கவும். நீங்கள் நல்ல மனநிலையில் இல்லாவிட்டாலும், சிரித்துக் கொண்டே நடிப்பது உங்கள் நிருபர் நீங்கள் நன்றாக இருக்கிறீர்கள் என்று நினைக்க வைக்கும். இது உங்கள் மனநிலையை மேம்படுத்தவும் உதவும்.

2. 
   

   
   தெளிவாகவும் தொழில் ரீதியாகவும் பேசுங்கள். நீங்கள் ஒரு தொழில்முறை அமைப்பில் இருப்பதால், நீங்களும் உங்கள் நிருபரும் ஒருவருக்கொருவர் தெளிவாகவும் துல்லியமாகவும் புரிந்து கொள்ள வேண்டியது அவசியம். அமைதியாகப் பேசுங்கள், உங்கள் சொற்களை உச்சரிக்கவும், இதனால் அது நன்றாகப் போய்விட்டது என்பதையும் புரிந்து கொள்வதையும் நீங்கள் உறுதியாக நம்புகிறீர்கள்.
   • "ஆமாம்," "நிச்சயமாக," அல்லது "இல்லை" போன்ற பழக்கமான ஸ்லாங் வெளிப்பாடுகளைப் பயன்படுத்துவதைத் தவிர்க்கவும். அதற்கு பதிலாக "ஆம்" மற்றும் "இல்லை" போன்ற தெளிவான சொற்களையும் சொற்றொடர்களையும் பயன்படுத்தி அவருடன் பேசுங்கள். உரையாடலின் போது உங்கள் நிருபருடன் நீங்கள் எந்த தகவலைப் பரிமாறிக் கொண்டாலும், உங்களுக்கிடையில் எந்த குழப்பத்தையும் தவிர்க்கவும். "நன்றி" மற்றும் "ஒன்றுமில்லை" போன்ற வழக்கமான கண்ணியமான சொற்றொடர்களை ஏதேனும் இருந்தால் சொல்ல மறக்காதீர்கள்.
   • கடிதங்கள் அல்லது தொலைபேசி எண்கள் (பெயர் அல்லது தொலைபேசி எண் போன்றவை) போன்ற குறிப்பிட்ட தகவலை நீங்கள் அந்த நபருடன் தொடர்பு கொள்ள விரும்பினால், ஒலிப்பு எழுத்துக்களின் நல்ல கட்டளையைப் பெறுவது உதவியாக இருக்கும். இந்த வழியில், "எம்" மற்றும் "என்" போன்ற எழுத்துக்களில் கிட்டத்தட்ட உச்சரிக்கப்படும் எழுத்துக்களை குழப்புவதைத் தவிர்க்கலாம், "எம் சாப்பிடுவது போன்றது" போன்ற பயனுள்ள உதவிக்குறிப்புகளைப் பயன்படுத்தலாம்.

3. 
   

   
   நிருபரிடம் தொழில் ரீதியாக பேசுங்கள். நபரின் பெயரை ("மிஸ்டர் ஸ்மித்") பயன்படுத்தவும், அவருடைய முதல் பெயர் அல்ல, குறிப்பாக நிருபரை தனிப்பட்ட முறையில் உங்களுக்குத் தெரியாவிட்டால். அவரது பெயரை மறந்துவிடாதீர்கள் மற்றும் உரையாடலின் போது அதைப் பயன்படுத்தி உரையாற்றவும்.
   • அந்த நபரின் பெயரை அவர் சொன்னவுடன் நீங்கள் எழுத விரும்பலாம், இதன் மூலம் நீங்கள் அதை நினைவில் வைத்துக் கொள்ளலாம். இது மிகவும் பயனுள்ளதாக இருக்கும்.

4. 
   

   
   தேவைப்பட்டால் அழைப்பை மாற்றவும். யாராவது உங்களை வேலைக்கு அழைத்தால், அவர்கள் ஒரு குறிப்பிட்ட சிக்கலை தீர்க்க முயற்சிக்கிறார்கள் அல்லது ஒரு குறிப்பிட்ட நபரிடம் சமர்ப்பிக்க கேள்விகள் உள்ளன. ஒரு கேள்விக்கு அல்லது அக்கறைக்கு எவ்வாறு பதிலளிக்க வேண்டும் என்று உங்களுக்குத் தெரியாவிட்டால், அதற்கு பதிலளிக்க முயற்சிக்காதீர்கள். அதற்கு பதிலாக, உங்கள் அழைப்பை சிறப்பாக பதிலளிக்கக்கூடிய மற்றும் உங்களுக்கு உதவக்கூடிய ஒருவருக்கு மாற்றுமாறு பரிந்துரைக்கவும். அவருடைய பிரச்சினையை நீங்கள் கவனித்துக்கொள்கிறீர்கள் என்பதையும், அதைத் தீர்க்க அவருக்கு உதவ தயாராக இருப்பதையும் இது காண்பிக்கும்.
   • இப்போதெல்லாம் பெரும்பாலான டெஸ்க்டாப் தொலைபேசிகளில் அழைப்பு பரிமாற்ற அம்சம் உள்ளது. இந்த அம்சம் உங்கள் அலுவலகத்தில் கிடைக்கிறதா, அது எவ்வாறு செயல்படுகிறது என்பதைக் கண்டறியவும். இது அவ்வாறு இல்லையென்றால், உங்கள் நிருபர் அழைக்கும் நபரின் எண்ணை எடுத்து அவருக்கு தகவல்களை அனுப்பவும்.
   • அவ்வாறு செய்வதன் மூலம் முடிந்தவரை கண்ணியமாக இருப்பதை நினைவில் வைத்துக் கொள்ளுங்கள், மேலும் அழைப்பை மாற்ற முன்வருங்கள். உதாரணமாக, "உங்கள் கேள்விக்கு என்னால் பதிலளிக்க முடியாது என்று நான் பயப்படுகிறேன். உங்கள் அழைப்பை நான் ஜாக்ஸுக்கு மாற்ற விரும்புகிறேன், யார் உங்களுக்கு சிறப்பாக உதவ முடியும்? "
   • வேறு யாரும் கிடைக்கவில்லை என்றால், ஒன்றை எடுத்துக் கொள்ளுமாறு பரிந்துரைக்கவும். இதை பின்னர் அனுப்ப மறக்க வேண்டாம்.

5. 
   

   
   அழைப்பை தொழில் ரீதியாக முடிக்கவும். உரையாடல் முடிந்துவிட்டது என்பதையும், "நன்றி" அல்லது "குட்பை" என்று சொல்வதன் மூலம் அவர் தொங்கவிடலாம் என்பதையும் நீங்கள் தெளிவாகவும் பணிவாகவும் சொல்லலாம். உரையாடல் தொடர வேண்டுமா, வேண்டாமா என்பதில் குழப்பம் இருக்கக்கூடாது.
   • உங்கள் நிருபர் தொங்கவிடட்டும். அவருக்கு அழைப்பு உள்ளது, எனவே அவர் முதலில் அழைத்து உரையாடலை மூடியபோது அவர் விரும்பியதைப் பெற அனுமதிக்க வேண்டும். உரையாடலை முடிக்க அவர் தயாராக இல்லை என்றாலும் நீங்கள் தூக்கிலிட்டால், அது முரட்டுத்தனமாகத் தோன்றலாம் அல்லது முக்கிய தகவல்கள் உங்களைத் தப்பிக்க அனுமதிக்கலாம்.